Como administrar seu mundo dentro do application

Por Fausto Rodrigues Santos

Uma das melhores definições do ano de application é “furacão”: muita coisa acontecendo ao mesmo tempo. Você pode crescer muito nesse período, mas a verdade é que ele precisa ser bem administrado.

Aqui você vai encontrar a metodologia que desenvolvi para gerenciar, ao mesmo tempo, uma internacional de Química, uma pesquisa científica, um trabalho e o próprio application. 

 Metodologia

Em ranking de prioridade iremos abordar:

• Saúde;
• Gestão;
• Processos e Atividades;
• IA.

Parte 1: Saúde

Não vou me estender muito nesse tópico, mas vale lembrar: é impossível manter o foco — muito menos escrever uma essay decente — se você carece de sono de qualidade, de flexibilidade (se alongue, sério, sua coluna agradece) e de saúde mental e emocional.

Dica 1: se você não sabe por onde começar, comece pelo sono (recomendo assistir ao podcast do Eslen Delanogare — um dos maiores neurocientistas do Brasil). É a variável que mais barateia todas as outras — memória, humor, capacidade de tomar decisões. Além disso, é o ponto mais “rotineiro da sua vida”.

Parte 2: Gestão

A partir desse momento, faremos uma progressão quanto à organização pessoal (siga como um passo a passo):

1 – Roadmap
Tenha um roadmap, ou seja, um plano de ação; não precisa ser um documento gigante e complexo. Ele é um plano, etapa por etapa, do que você precisa fazer.
OBS.: O nível de detalhe que faz sentido é uma decisão pessoal.

Eu trabalho o meu em três camadas:

• Longo prazo (~5 anos): onde eu quero estar.
  Não tenho ao certo a empresa em que irei trabalhar, porém já direciono o tipo de cargo, experiências pelas quais passei, viagens que tive, relacionamento (almejo estar casado), estabilidade/vida financeira. É um overview mais direto e onde eu sonho bem GRANDE.
• Médio prazo (~2 anos): os grandes marcos que me colocam no caminho do plano de 5 anos:
  A faculdade, as empresas que quero ter construído, as fellowships que quero ter feito, as pesquisas publicadas, tamanho da minha rede (LinkedIn, youtube, etc).
• Curto prazo (semestre/ano): aqui o roadmap vira mais um conjunto de ações/atividades.
  Um exemplo real do meu: eu sabia, desde muito antes deste ano, que queria ir para a Internacional de Química.
  
  Cada objetivo contém um roadmap micro dentro do roadmap macro.

Dica 2: Se colocar isso no papel te dá ansiedade, não precisa ser no papel — converse com uma IA e depois converta em um documento de contexto (DEIXE ISSO SALVO).
O que importa não é o formato, é ter clareza real de onde você quer chegar e como.

2- Calendário

O calendário é onde o roadmap ganha valor.
Ter um roadmap claro para cada extracurricular, para partes do application e para as provas faz com que você preencha seu calendário com todas as deadlines — pessoais ou externas — e todas as reuniões que você vai ter ao longo do ano (e você vai ter muitas). 

Isso o auxiliará MUITO a não se perder.

3- Rotina

É a generalização da semana que, ao ser repetida constantemente, te levará a alcançar as suas metas.
Por ser uma generalização, eu gosto de usar a metodologia Block Time.
[Ficou conhecida por ter sido usada por uma figura pública, koff koff, Elon Musk]. 

Mas o princípio em si é simples e adaptável: reservar blocos fixos de tempo na sua rotina para cada área da sua vida (estudo, application, projeto, treino, etc.).

Dica 3: Deixe um horário vazio/livre.

A maioria das pessoas esquece de incluir o tempo livre — literalmente um bloco sem função definida.
A ideia não é “não fazer nada” nesse tempo, é preenchê-lo com base na necessidade real daquela semana.
Sua rotina é uma generalização do que você espera que a semana seja, mas sempre vai ter alguma coisa que não dá para prever ou generalizar.

Exemplo da minha rotina:

4- Metas/tarefas semanais

Deixe ainda mais específico agora, para ter uma noção real do que fazer em cada bloco de tempo. Eu faço uma listinha arcaica em um caderno.

A recomendação abaixo vai de pessoa para pessoa, afinal, isso pode aumentar sua ansiedade:

Para mim, o ideal é nunca completá-la por inteiro. 
Se eu completei 100% da lista de tarefas, quer dizer que poderia ter feito mais durante a semana. Com o tempo, você encontrará a porcentagem certa para você. Eu costumo preencher 80-90% da lista, em que cada área tem que estar no mínimo 75% completa, senão, estou priorizando meu tempo errado.

No meu caso, faço isso, pois assim consigo “adiantar” meus estudos, criar mais coisas para meus projetos.
Eu praticamente me adianto assim, e o tempo que eu ganho me auxilia a reajustar o roadmap, ou simplesmente me manter adiantado por segurança.

Preste atenção: 

SIGA A ORDEM (não é um chamado político kkkk)!

Pronto, agora você tem não somente clareza do que TEM que fazer, mas também o resultado que tem que alcançar. Parece burocracia, porém isso faz muita falta, ainda mais quando você subestima o próprio tempo.

Parte 3: Atividades -> Processos 

Essa parte é a continuação natural da anterior — e, ao mesmo tempo, o primeiro passo para a próxima.

Processos são o como.
É ter um método realmente organizado, etapa por etapa, para as atividades que você faz com recorrência.

Se estou fazendo pesquisa, tenho um processo específico para lidar com aquilo. Para escrever uma supplemental essay, já tenho minha própria metodologia — um jeito de trabalhar que uso toda vez.

Ter isso organizado importa por dois motivos.

Primeiro, clareza: você não precisa necessariamente documentar o processo em lugar nenhum, mas só de conseguir descrevê-lo — passo a passo — para você mesmo, isso já muda o jogo (você não fica parado pensando como começar).
Segundo, eficiência: nosso cérebro é acostumado a trabalhar com atividades e processos recorrentes. Se você faz a mesma atividade de um jeito diferente toda vez, isso é incongruente e gasta mais energia do que deveria — é basicamente reinventar a roda toda semana.
É por isso que o termo hábito existe, e hábito também vale para os seus processos, não só para a rotina.

Empresas usam processos por um motivo: sem processos claros, você perde eficiência sem nem perceber (um dos motivos da burocracia ser um grande problema).

E tem um terceiro motivo, que é a ponte para a próxima parte: só com processos bem claros você consegue enxergar onde exatamente dá para usar inteligência artificial para acelerar. 

Não dá para automatizar o que você não sabe.

Parte 4: IA

Após fazer o feijão com arroz bem feito, podemos começar a olhar para a inovação, usar IA para gerar tempo.

Estágios simplificados do uso de IA

1. Uso pontual — você usa IA de vez em quando, para tirar uma dúvida ou gerar uma ideia solta, sem integrar isso a nenhum processo.
2. Uso funcional — você já tem tarefas específicas que sempre delega à IA (revisão de texto, por exemplo), mas cada uso ainda é isolado, sem conexão com o resto do seu sistema.
3. Uso integrado — a IA já entra nos seus processos recorrentes. Você automatiza partes específicas do que já era um processo claro (lembra da Parte 3?).
4. Workflow completo — comunicação ativa com IA em praticamente todas as áreas da sua vida, com processos recorrentes automatizados e uma revisão semanal em que a própria IA já separa o que precisa ser feito por ela naquela semana.

No meu caso, uso muito o Claude — não só para revisão de atividades ou desenvolver documentos para reuniões, mas de um jeito mais amplo, quase como um instrumento dentro do application inteiro: reviso meus textos de aplicação e uso o feedback como input antes de levar para o meu advisor; crio meus documentos de projetos com ele; estruturo as reuniões que vou ter dentro dos meus projetos; e uso como framework para gerar artes do projeto automaticamente. 

Também existe um aspecto pessoal quanto a isso: eu gosto de ser mais um escultor, trabalhar já com uma base criada com qualidade, do que trabalhar do zero.

Fora isso, uso IA para programar os sistemas e sites que desenvolvo — mas essa parte é mais específica da minha área de trabalho do que algo generalizável para o leitor.

Tenho certeza de que, se você conseguir usar bem essas quatro partes da metodologia, o ano de application vai se tornar mais leve.

Última dica: Converse com a sua escola, apresente o seu interesse em estudar fora, e busque negociar a possibilidade de reduzir sua carga horária, pelo menos durante um tempo. Para escolas técnicas, isso pode ser muito mais difícil, porém não custa tentar.

Acima de tudo, todo o cansaço, todas as tarefas, lembre-se de que a maioria dos estudantes do Brasil está viciada numa rede social enquanto você lê esse artigo. 

O simples fato de você ter chegado até aqui já é um começo uma conquista. Espero que você tenha gostado, boa sorte no application 🙂

A coluna acima foi escrita por Fausto Rodrigues Santos, participante do Prep Program, preparatório da Fundação Estudar com foco em jovens que desejam cursar a graduação no exterior. Totalmente gratuito, o programa oferece orientação especializada sobre o processo de candidatura em universidades de fora do país. Saiba mais e faça sua inscrição aqui.